Expediente de proveedores / validación cruzada
Extracción de campos y validación cruzada en facturas y contratos
Antes de este trabajo, el equipo administrativo recibía los expedientes en PDF sin ningún orden: facturas, contratos y anexos llegaban mezclados en la misma carpeta y alguien tenía que abrirlos uno por uno para decidir dónde iban. El registro se hacía a mano en una hoja de cálculo, con lo que eso supone cuando el volumen sube y las prisas aprietan. La propuesta fue montar un flujo que primero reconoce qué tipo de documento tiene delante, después extrae los campos que importan y, por último, los compara con lo que ya está registrado.
No es un proyecto espectacular ni pretende serlo. Es un pipeline de clasificación y validación que se apoya en reglas claras y en un umbral de confianza explícito. Lo interesante está en los detalles: qué se hace cuando el escaneo viene sucio, cómo se nombran las discrepancias y por qué conviene que un humano revise antes de dar por bueno un expediente.
Cada semana entraban entre treinta y sesenta documentos de proveedores. El equipo necesitaba saber, sin abrir cada PDF, si era factura, contrato o anexo, y qué número, fecha, importe y proveedor contenía. El registro manual consumía media jornada y arrastraba errores de transcripción que luego costaba rastrear.
El flujo detecta el tipo de documento por estructura y palabras clave, extrae los cuatro campos principales y los cruza con la fila existente en la hoja de cálculo. Si el número o el importe no coinciden, el expediente se aparta en una carpeta de revisión con una nota que indica exactamente qué campo no cuadra y con qué valor se encontró.
Los escaneos con poco contraste rompían la extracción. Se añadió una etapa de mejora de imagen antes del reconocimiento y un umbral de confianza por debajo del cual el documento no se procesa solo: pasa a revisión manual. Preferimos que un expediente espere a que un dato inventado entre en el registro.
El registro manual desapareció para los documentos limpios, que son la mayoría. Los escaneos problemáticos siguen pasando por manos humanas, pero ahora llegan marcados y con el campo dudoso señalado, así que la revisión es más rápida que antes. No hay métricas infladas que enseñar: solo un flujo que se puede copiar, ajustar y probar en otro entorno con reglas parecidas.
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Antes de copiar el pipeline conviene fijar el alcance. Este caso cubre expedientes de proveedores en PDF: facturas, contratos y anexos que llegan mezclados en la misma carpeta. No cubre documentos manuscritos, recibos en papel fotografiados con sombras duras ni archivos protegidos con contraseña. Tampoco sustituye la revisión contable: el flujo clasifica, extrae y compara, pero la decisión final de registrar o rechazar sigue en manos del equipo.
Si tu equipo ya usa el pipeline de expedientes de proveedores y algo no cuadra, conviene saber por donde entrar antes de tocar la configuracion. Estos son los canales que atendemos y el tiempo de respuesta que manejamos en horario laboral de Paraguay.
Cuando un lote de facturas o contratos queda apartado por discrepancia de importe, fecha o proveedor, adjunta el PDF original y la nota que genero el flujo. Respondemos en un dia laborable y, si el problema viene de un escaneo con poco contraste, te indicamos que umbral de confianza conviene ajustar antes de reenviar el expediente.
Escríbenos a info@streamlineaiq.com indicando el numero de lote.
Si la comparacion contra el registro existente marca campos que si coinciden, o si el tipo de documento se detecta mal en anexos, una llamada corta suele resolverlo mejor que un hilo de correos. Revisamos juntos la regla que esta disparando el aviso y como se comporta con documentos escaneados.
Telefono directo: +595 991 255 068, de lunes a viernes.
Las plantillas de extraccion y las etapas de mejora de imagen se pueden adaptar a otros formatos de proveedor. Si vas a copiarlas para tu propio entorno, cuentanos que tipos de documento manejas y que campos necesitas validar; te orientamos sobre que dejar fuera del modelo para no arrastrar errores.
Direccion postal: Boquerón, Capiatá, Departamento de Central, 111466, Paraguay.
Antes de escribir, puede que tu duda ya este resuelta en las preguntas frecuentes sobre umbrales de confianza, tratamiento de escaneos y cola de revision manual.
Ver preguntas frecuentes Abrir una consultaEste caso lo llevó Hector Torres Perez, con apoyo puntual de Adriana Gonzalez Alvarez en la fase de validación de datos. Puedes escribir directamente si tienes dudas sobre el tratamiento de documentos escaneados o sobre cómo se define el umbral de confianza.
Escribir al equipoTrabajamos con equipos administrativos pequeños que reciben más papel del que pueden registrar a mano. La mayoría de los proyectos que pasan por aquí empiezan igual: un expediente en PDF que nadie quiere abrir, campos que se copian mal a la hoja de cálculo y una revisión que siempre llega tarde.
Rol en este proyectoDiseño del pipeline de clasificación, definición de los campos a extraer y pruebas con facturas y contratos reales del archivo del cliente.
Experiencia previaFlujos de extracción documental en despachos contables y áreas de compras, con especial atención a documentos escaneados con poco contraste.
Contacto directoinfo@streamlineaiq.com · +595 991 255 068
UbicaciónBoquerón, Capiatá, Departamento de Central, 111466, Paraguay
Extraccion de campos y validacion cruzada en facturas y contratos. Cada pieza del flujo se probo con expedientes reales del archivo, no con ejemplos de laboratorio.
El expediente llega como un PDF unico con facturas, contratos y anexos mezclados. El primer paso separa las paginas por tipo antes de tocar cualquier campo, porque un contrato y una factura no comparten estructura ni reglas de validacion.
Los cuatro campos se extraen con su posicion en la pagina. Si el numero de factura aparece dos veces con valores distintos, el flujo no elige uno: marca el documento y lo deja fuera del registro automatico hasta que alguien lo revise.
Los datos extraidos se comparan con la hoja de calculo donde el equipo registraba a mano. Cuando el importe o el proveedor no cuadra, el documento se aparta con una nota que indica exactamente que campo falla y con que valor se encontro.
La parte mas delicada fueron los escaneos con poco contraste. Se anadio una etapa de mejora de imagen y un umbral de confianza: por debajo de ese umbral, el expediente pasa a revision en lugar de arriesgar un dato mal leido.
Los expedientes marcados no se pierden: quedan en una cola con la nota de discrepancia y el enlace al documento original. El equipo administrativo revisa, corrige el campo y confirma el registro. Nada se escribe en la hoja sin esa confirmacion.
Las plantillas del flujo y las notas de implementacion quedan disponibles para equipos que reciben expedientes en PDF y quieren dejar de registrarlos a mano.
